Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla użytkowników Dotykačka – Wszystko co musisz wiedzieć

Wprowadzenie – Nadchodzące zmiany w fakturowaniu

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i korzystasz z systemu Dotykačka do wystawiania faktur, czeka Cię istotna zmiana. Od kwietnia 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Ta rewolucja w fakturowaniu dotknie każdego przedsiębiorcy posiadającego numer NIP – w tym wszystkich użytkowników Dotykačka.

W tym artykule dowiesz się dokładnie, czym jest KSeF, jakie terminy musisz zapamiętać i – co najważniejsze – co musisz zrobić jako użytkownik Dotykačka, aby bez problemów przejść na nowy system fakturowania.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF to rządowa platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. System automatycznie przechowuje wszystkie dokumenty w bezpieczny sposób, eliminując potrzebę prowadzenia własnego archiwum faktur.

Główne cele wprowadzenia KSeF to:

Usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy natychmiast po wystawieniu
Ułatwienie kontroli podatkowej – organy skarbowe mają dostęp do faktur w czasie rzeczywistym
Automatyzacja procesów – system umożliwia automatyczną wymianę danych między programami

Kluczowe daty – kiedy musisz być gotowy?

1 lutego 2026 – Duże firmy i odbiór faktur

Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje największe przedsiębiorstwa (powyżej 200 mln zł obrotu w 2024 roku).

Uwaga dla wszystkich użytkowników Dotykačka: Nawet jeśli nie jesteś dużą firmą, od 1 lutego będziesz otrzymywać faktury w KSeF od swoich dostawców – firm energetycznych, operatorów telefonicznych, dostawców internetu, gazu i innych usług.

Oznacza to, że najpóźniej do końca stycznia 2026 musisz mieć już dostęp do KSeF, aby móc odbierać te faktury.

1 kwietnia 2026 – Wszyscy przedsiębiorcy

To najważniejsza data dla użytkowników Dotykačka. Od 1 kwietnia 2026 roku:

Wszystkie firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze
Wszyscy podatnicy VAT z numerem NIP
Wszyscy użytkownicy Dotykačka

muszą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.

Dla kogo jest KSeF? Czy dotyczy mnie jako użytkownika Dotykačka?

Odpowiedź jest prosta: TAK, KSeF dotyczy każdego użytkownika Dotykačka.

System jest obowiązkowy dla wszystkich podmiotów na terenie Polski posiadających numer NIP. Jeśli korzystasz z Dotykačka do prowadzenia sprzedaży i wystawiania faktur, bez względu na to czy jesteś:

Jednoosobową działalnością gospodarczą
Małą firmą
Średnim przedsiębiorstwem
Restauracją, sklepem, salonem usługowym

Musisz przygotować się do wystawiania faktur przez KSeF.

Co musisz zrobić jako użytkownik Dotykačka?

Krok 1: Aktualizuj Dotykačka na bieżąco

To najważniejsza rzecz, którą musisz robić regularnie.

Zespół Dotykačka intensywnie pracuje nad integracją systemu z KSeF. Wszystkie niezbędne funkcje będą dodawane poprzez aktualizacje programu.

Jak sprawdzić czy masz najnowszą wersję?

Wejdź do aplikacji Dotykačka Marketplace
Sprawdź czy przy którymś z programów nie pojawia się przycisk ZAKTUALIZUJ
Jeśli się pojawia – kliknij go i zaktualizuj program

Regularne aktualizowanie to podstawa – dzięki temu będziesz mieć dostęp do najnowszych funkcji związanych z KSeF, gdy tylko zostaną udostępnione.

Krok 2: Zarejestruj się w systemie KSeF

Aby móc korzystać z KSeF, musisz się w nim zarejestrować. Podstawowym warunkiem jest utworzenie konta i uzyskanie dostępu do systemu.

Wszystkie szczegółowe informacje o procesie rejestracji znajdziesz na oficjalnej stronie: ksef.podatki.gov.pl

Rejestracja wymaga uwierzytelnienia – możesz to zrobić poprzez:

Profil Zaufany (najpopularniejsza metoda)
Podpis kwalifikowany
Dane autoryzujące (dla integracji API)

Krok 3: Poczekaj na materiały instruktażowe od Dotykačka

Zespół Dotykačka przygotowuje kompleksowy pakiet materiałów, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez:

Proces konfiguracji integracji Dotykačka z KSeF
Uwierzytelnienie jako przedsiębiorca w systemie
Uruchomienie komunikacji między Dotykačka a KSeF
Pierwsze wystawienie faktury w nowym systemie

Materiały te zostaną udostępnione przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, więc będziesz miał czas na spokojne zapoznanie się z nimi i skonfigurowanie wszystkiego.

Krok 4: Skontaktuj się z biurem księgowym

To bardzo ważny krok, którego nie możesz pominąć.

Wprowadzenie KSeF zmieni sposób komunikacji z Twoim biurem księgowym w zakresie obiegu faktur. Zalecamy kontakt z księgowym, aby ustalić:

Kto będzie wystawiać faktury w KSeF (Ty czy biuro)
Jak będą przekazywane faktury zakupowe
Jakie uprawnienia potrzebuje biuro w systemie KSeF
Czy biuro ma już przygotowaną integrację z KSeF

Wczesne ustalenia pomogą uniknąć problemów w kwietniu 2026 roku.

Jak będzie wyglądać integracja Dotykačka z KSeF?

Dotykačka będzie zintegrowana z KSeF poprzez API – interfejs programistyczny, który umożliwia automatyczną komunikację między systemami.

Co to oznacza w praktyce?

Po prawidłowym skonfigurowaniu integracji:

Wystawianie faktur pozostanie niemal bez zmian – nadal będziesz tworzyć faktury w znanym Ci interfejsie Dotykačka
Automatyczne wysyłanie do KSeF – system automatycznie prześle fakturę do KSeF bez Twojego udziału
Otrzymywanie potwierdzeń – Dotykačka pobierze z KSeF numery identyfikacyjne faktur
Odbiór faktur – faktury kosztowe będą automatycznie pobierane z systemu

Ważne: Sam proces tworzenia faktur w Dotykačka nie ulegnie większym zmianom. Główna różnica to automatyczne przesyłanie dokumentów do KSeF w tle.

Harmonogram działań Dotykačka

Zespół Dotykačka realizuje prace według ściśle określonego harmonogramu:

Obecnie (styczeń-luty 2026):

Trwają intensywne prace nad integracją
Specjaliści zapewniają poprawność komunikacji z KSeF
Przygotowywane są materiały szkoleniowe

Przed 1 kwietnia 2026:

Udostępnienie zaktualizowanej wersji aplikacji Dotykačka z opcją uwierzytelnienia
Publikacja pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych
Możliwość przeprowadzenia testów integracji

Od 1 kwietnia 2026:

Pełna gotowość systemu do wystawiania faktur przez KSeF
Wsparcie techniczne dla użytkowników

Najważniejsze informacje dla użytkowników Dotykačka

Czego NIE musisz robić?

Nie musisz zmieniać sposobu tworzenia faktur – interfejs pozostanie podobny
Nie musisz ręcznie logować się do KSeF przy każdej fakturze – wszystko dzieje się automatycznie
Nie musisz martwić się o archiwizację – KSeF przechowuje wszystkie faktury

Co się zmieni?

Faktury będą w formacie strukturalnym XML (nie PDF)
Każda faktura otrzyma unikalny numer z systemu KSeF
Kontrahenci będą odbierać faktury przez KSeF zamiast mailem
Biuro księgowe będzie pobierać faktury bezpośrednio z systemu

Najczęstsze pytania użytkowników Dotykačka

P: Czy muszę płacić za KSeF? O: Nie, dostęp do systemu KSeF jest bezpłatny. Koszty mogą wiązać się jedynie z aktualizacją oprogramowania, jeśli producent takie przewiduje.

P: Co jeśli nie zdążę przygotować integracji do 1 kwietnia? O: Wystawianie faktur przez KSeF jest obowiązkiem prawnym. Dlatego kluczowe jest regularne aktualizowanie Dotykačka i śledzenie komunikatów od producenta.

P: Czy klienci nadal będą otrzymywać faktury mailem? O: Prawnie wiążąca będzie faktura w systemie KSeF. Możesz dodatkowo wysyłać wizualizacje PDF, ale nie jest to wymagane.

P: Co w przypadku awarii KSeF? O: Ministerstwo Finansów przewidziało procedury awaryjne na wypadek problemów technicznych z systemem.

Gdzie szukać informacji i pomocy?

Oficjalne źródła o KSeF

Portal KSeF: ksef.podatki.gov.pl – główna strona systemu, miejsce rejestracji
Informacje ogólne: Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące działania systemu
FAQ: Odpowiedzi na najczęstsze pytania

Podręczniki Ministerstwa Finansów

Ministerstwo udostępniło cztery kompleksowe podręczniki w formacie PDF:

Część I – Rozpoczęcie korzystania z KSeF – rejestracja i pierwsze kroki
Część II – Wystawianie i otrzymywanie faktur – podstawowe operacje
Część III – Dodatkowe funkcjonalności – zaawansowane opcje
Część IV – KSeF w JST i GV oraz pozostałe modele uprawnień – dla jednostek specjalnych

Wsparcie ze strony Dotykačka

Sprawdzaj regularnie tę stronę – informacje są aktualizowane na bieżąco
Czytaj maile od Dotykačka – producent będzie wysyłać komunikaty o kolejnych krokach
Marketplace – miejsce pobierania aktualizacji

Co zrobić już teraz? – Lista kontrolna

Aby być w pełni przygotowanym na wprowadzenie KSeF, wykonaj następujące kroki:

Do końca stycznia 2026:

✓ Zarejestruj się w systemie KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
✓ Zaktualizuj Dotykačka do najnowszej wersji przez Marketplace
✓ Skontaktuj się z biurem księgowym w sprawie nowego obiegu dokumentów

Luty-marzec 2026:

✓ Śledź komunikaty od Dotykačka o udostępnieniu materiałów instruktażowych
✓ Zapoznaj się z instrukcjami konfiguracji integracji
✓ Skonfiguruj połączenie Dotykačka z KSeF według instrukcji
✓ Przetestuj wystawienie pierwszej faktury (jeśli Dotykačka udostępni środowisko testowe)

Przed 1 kwietnia 2026:

✓ Upewnij się, że integracja działa poprawnie
✓ Przeszkol pracowników wystawiających faktury
✓ Sprawdź czy biuro księgowe ma dostęp do Twoich faktur w KSeF

Podsumowanie – Spokojnie, ale systematycznie

Wprowadzenie KSeF to duża zmiana, ale zespół Dotykačka robi wszystko, aby przejście było jak najbardziej płynne. Kluczem do sukcesu jest systematyczne działanie i śledzenie komunikatów.

Pamiętaj o trzech najważniejszych rzeczach:

Aktualizuj Dotykačka regularnie – wszystkie nowe funkcje KSeF będą dostępne przez aktualizacje
Zarejestruj się w KSeF do końca stycznia – będziesz potrzebować dostępu do odbierania faktur
Skontaktuj się z biurem księgowym – ustal nowy model współpracy

Dotykačka zapewni Ci wszystkie narzędzia i instrukcje potrzebne do sprawnego przejścia na KSeF. Śledź tę stronę oraz maile od producenta – będą tam pojawiać się aktualne informacje i szczegółowe instrukcje.

Ostania aktualizacja artykułu: styczeń 2026

Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące KSeF i Dotykačka, skontaktuj się z działem wsparcia technicznego lub sprawdź oficjalną dokumentację na stronie producenta.