Ulga na zakup kas fiskalnych online – przewodnik 2025

Wraz z rosnącą presją na cyfryzację rozliczeń oraz obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online, wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy może odzyskać część kosztów poniesionych na zakup takiej kasy. Ulga na zakup kasy fiskalnej online to mechanizm, który ma wspierać przedsiębiorców w przejściu na nowoczesne systemy ewidencji sprzedaży. W 2025 roku zasady tej ulgi są nadal aktualne, ale warto znać szczegóły — kto może skorzystać, na co uważać i jakie formalności załatwić.

Jak działa ulga – podstawowe zasady

1. Wysokość ulgi
   Przedsiębiorca może odzyskać 90% ceny netto kasy fiskalnej online, jednak maksymalna kwota możliwa do odliczenia lub zwrotu wynosi 700 zł na jedno urządzenie.

2. Forma ulgi

   • Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, ulga może być odliczona od VAT należnego w deklaracji VAT.

   • Jeśli nie rozliczasz VAT (np. jesteś zwolniony), możesz złożyć wniosek o zwrot tej kwoty od urzędu skarbowego.

3. Kto może skorzystać
   Prawo do ulgi przysługuje m.in. w dwóch podstawowych sytuacjach:

   • gdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i w przewidzianym terminie przełączył się na kasę online,

   • gdy przedsiębiorca nie miał wcześniej obowiązku kasy, ale dobrowolnie rozpoczął prowadzenie ewidencji na kasie online i wcześniej nie używał żadnej kasy rejestrującej.

4. Brak limitu liczby kas
   Ulga dotyczy każdej zakupionej i uruchomionej kasy, o ile spełnione są warunki formalne i techniczne — nie ma ustawowego limitu liczby urządzeń, na które można dostać ulgę.

Warunki techniczne i formalne

Aby skorzystać z ulgi, kasa musi spełnić konkretne wymagania:

• Być kasą online, czyli posiadać funkcję komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), tak by urząd mógł odbierać dane z ewidencji sprzedaży.

• Zapewniać bezpieczne przesyłanie i przechowywanie danych oraz możliwość połączenia z CRK.

• Posiadać unikatowy numer pamięci fiskalnej zgodny z wymogami prawa.

Pod względem dokumentacyjnym musisz:

• Posiadać fakturę dokumentującą zakup kasy.

• Mieć dowód zapłaty całej kwoty zakupu (np. przelew, potwierdzenie wypłaty gotówki).

• Rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na tej kasie. Co ważne, zakup kasy powinien nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia ewidencji sprzedaży — inaczej prawo do ulgi może wygasnąć.

Zobowiązanie trzyletnie

Jeśli skorzystasz z ulgi i odzyskasz te środki, musisz użytkować daną kasę fiskalną przez co najmniej trzy lata od momentu rozpoczęcia ewidencji. Jeżeli w tym czasie:

• zaprzestaniesz korzystania z tej kasy,

• lub naruszysz obowiązki wynikające z prawa VAT (np. będą problemy z przesyłaniem danych, fiskalizacją),

to możliwe jest, że będziesz musiał zwrócić otrzymaną ulgę.

Przykłady zastosowania

• Przykład 1: Firma gastronomiczna kupuje kasę online za 1 500 zł netto i uruchamia ewidencję. 90% z 1 500 to 1 350, ale ulga maksymalna to 700 zł — firma odzyska właśnie 700 zł.

• Przykład 2: Firma jednoosobowa bez VAT (np. zwolniona) kupuje kasę zgodnie z wymogami, składa wniosek o zwrot ulgi i otrzymuje na konto 700 zł, pod warunkiem że wszystkie dokumenty są poprawnie złożone i kasa działa przez co najmniej 3 lata.

Kiedy ulga nie przysługuje

Są sytuacje, w których ulga nie będzie dostępna:

• jeśli wymieniasz kasę offline na kasę online, ale nie spełniasz warunku 6 miesięcy od uruchomienia ewidencji,

• jeśli dobrowolnie kupiłeś kasę online, ale wcześniej korzystałeś już z kas rejestrujących (np. starej kasy) – w tej sytuacji prawo do ulgi może być ograniczone,

• jeśli kasa nie spełnia wymagań technicznych (np. brak połączenia z CRK),

• jeśli nie zachowasz dokumentów zakupu i zapłaty, lub nie będziesz ewidencjonować sprzedaży.

Korzyści

• Bardzo realna oszczędność — częściowy zwrot kosztu zakupu zmniejsza barierę wejścia dla przedsiębiorców przechodzących na kasy online.

• Nowoczesna kasa online zapewnia automatyzację – dane są przesyłane do CRK, co ułatwia rozliczenia i kontrole.

• Możliwość rozliczenia wielu kas — jeśli masz kilka punktów sprzedaży, każda kwalifikująca się kasa może być objęta ulgą (jeśli spełnione warunki).

Ulga na zakup kas fiskalnych online to ważne wsparcie finansowe dla przedsiębiorców, którzy muszą (lub chcą) przejść na ewidencjonowanie sprzedaży online. W 2025 roku zasady tej ulgi nadal obowiązują: 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł na urządzenie, brak limitu liczby kas, ale wymagane są konkretne warunki techniczne, formalne i czasowe (m.in. 6-miesięczny termin na zakup od momentu uruchomienia ewidencji, trzyletni okres użytkowania).

Jeśli rozważasz zakup kasy fiskalnej online, warto dokładnie przeanalizować model kasy (by spełniała wymogi CRK), zaplanować moment uruchomienia ewidencji i zgromadzić wszystkie dokumenty (fakturę, dowód zapłaty), by bezproblemowo skorzystać z ulgi.